Завершился пилотный проект внедрения умного поиска DIRECTUM Smart Search

06 декабря 2019

Сотрудники конструкторского бюро опробовали возможности умного поиска документов в системе DIRECTUM. Пользователи отметили, что Smart Search значительно облегчает поиск документов, в первую очередь, по нечетким или неточным запросам, когда известны лишь примерные данные.

С 2012 года конструкторское бюро работает с системой электронного документооборота DIRECTUM, поэтапно развивая ее функциональность. Современные подходы и предложения рынка, такие как искусственный интеллект для обработки документов, также находят свое отражение в ИТ-стратегии организации. Так, в начале 2019 года завершилась реализация проекта внедрения интеллектуальных сервисов DIRECTUM Ario – программа автоматически заполняет карточку документа в системе при регистрации.

Оценив эффект применения искусственного интеллекта при регистрации документов, руководство конструкторского бюро приняло предложение вендора о старте пилотного проекта внедрения умного поиска – DIRECTUM Smart Search.

В системе DIRECTUM сосредоточена значительная база документов разного вида: договоры и переписка с организациями, внутренние организационно-распорядительные документы, служебные записки, протоколы совещаний и др. Необходимость поиска информации возникает регулярно у многих сотрудников.

Для пилотного запуска система электронного документооборота была обновлена до версии 5.7, а само решение Smart Searсh – адаптировано под сценарии работы сотрудников «ОДК-Авиадвигатель».  Наиболее востребованными вариантами использования решения стали:

  • поиск внутренних документов по содержанию: приказы о премировании, приказы по конкретному работнику, служебные записки по теме и т.п.;
  • поиск по смыслу и атрибутам: спецификации, запущенные на согласование конкретным специалистом;
  • внешняя переписка с контрагентом по определенной теме;
  • поиск договоров по периоду, автору или содержанию, даже по частично воспроизведенному номеру;
  • быстрая фильтрация результатов по нужному критерию: подразделение, автор, только утвержденные документы и т.п.

За полтора месяца пилотного использования умный поиск обработал 1800 запросов. Участники апробирования отметили значительное сокращение времени на сбор нужной информации. Пользователи оценили встроенные подсказки, точность – нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, автоматическое определение опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом  АО «ОДК-Авиадвигатель»:

- Мы положительно оцениваем итоги пилотного проекта внедрения DIRECTUM Smart Search. В отличие от стандартного варианта поставки с внешним сайтом поиска, мы реализовали поиск через десктоп-клиент: умный поиск выводит результаты со ссылками на документы, и при переходе документ открывается в окне системы. Умный поиск объединяет преимущества атрибутивного и полнотекстового поиска, и большинство пользователей выразили готовность использовать решение в своей повседневной деятельности. В рамках пилотного проекта собраны пожелания для дальнейшего развития, и сейчас мы уже обсуждаем возможность реализации поиска по нескольким информационным системам с компанией DIRECTUM.

В ходе проекта также была протестирована новая функциональность DIRECTUM Ario – «Автоматическое определение ответственного». При рассмотрении входящего документа система автоматически, на основе исторических данных, формирует проект резолюции и определяет исполнителя. В 66% случаев проект резолюции оказывался подходящим и сразу отправлялся в работу ответственным. Руководители, которые использовали решение, отметили значительную экономию времени и высокий потенциал этого направления развития.

Дополнительная информация:

Умный поиск Smart Search использует интеллектуальные сервисы Ario для семантического анализа запросов пользователей и дополнительно для извлечения ключевых фактов из текста документов. За счет этого и достигается высокое качество поиска данных. Пользователь может вводить запрос на естественном языке, при этом результаты поиска максимально релевантные при высокой скорости выдачи.

Сайт разработан РЦИ ПНИПУ, 2014 г.